تعیین و پیگیری KPI (شاخص کلیدی عملکرد) مهمترین وظیفه مدیران یک استارتاپ (Startup)، برای کنترل مسیر رشد و ایجاد درک روشن و دقیق از وضعیت آن کسبوکار است. بدون داشتن شاخصهایی که به صورت کمی میزان دستیابی کسبوکار شما را به اهدافتان نشان دهد؛ نمیتوان درک صحیحی از رشد استارتاپ داشت. بنابراین اگر میخواهید کسبوکارتان رشد کند؛ نیازمند اطلاعاتی هستید که به شما در تصمیمگیریهای استراتژیک و آگاهانه کمک کرده و از این طریق موجب بهبود شاخصهای کلیدی عملکرد و در نتیجه رشد بیشتر شود.
برای یک کسبوکار میتوان KPIهای متعددی تعریف کرد. در واقع تعداد شاخصهای قابل پیگیری در یک کسبوکار بسیار متعدد است؛ اما هنر مدیران یک کسبوکار نوپا، یافتن شاخصهای کلیدی و مهم است. شاخصهایی که تغییرات آن نشاندهنده حرکت استارتاپ به سمت اهداف تعیین شده و یا انحراف از مسیر باشد. بنابراین پیش از تعیین شاخصهای کلیدی عملکرد برای یک استارتاپ، باید درک درستی از اهداف آن استارتاپ داشت؛ و بر این اساس تعیین کرد که کدام شاخصها میتوانند دستیابی به اهداف را به درستی نشان دهند.
در این مقاله به تشریح مفهوم KPI، اهمیت اندازهگیری KPI و معرفی مهمترین و کاربردیترین شاخصهای کلیدی عملکرد پرداختهایم.
KPI چیست؟
KPI مخفف عبارت Key Performance Indicator به معنای شاخص کلیدی عملکرد است. این شاخص میتواند شامل اندازهگیری یک عملکرد برای سنجش میزان رسیدن به هدفی خاص در بخشی از سازمان و یا یافتن نقطه عطفی برای سنجش پیشرفت در موضوعی خاص باشد؛ و موجب شکلگیری بینش مناسب در مدیران سازمان برای اخذ تصمیمات بهتر شود. شاخصهای کلیدی عملکرد متنوع هستند؛ و در بخشهای گوناگونی از کسبوکار مانند مدیریت مالی، منابع انسانی، تولید، بازاریابی و فروش مورد استفاده قرار میگیرند. این شاخصها کمک میکنند تا هر بخش از کسبوکار در سطح استراتژیک، حرکت رو به جلو داشته باشد.
تفاوت شاخصهای کلیدی عملکرد و متریکها
اگرچه متریکها (Metrics) ارتباطی تنگاتنگ با شاخصهای کلیدی عملکرد دارند، اما یکسان نیستند. KPIها اهدافی کلیدی هستند؛ که با دنبال کردن و دستیابی به آنها میتوان بیشترین تاثیر مثبت را بر استراتژی کسبوکار گذاشت. در واقع یک KPI خوب باید از استراتژیها پشتیبانی کرده و به تیمهای فعال در کسبوکار برای تمرکز روی موارد مهم کمک کند. به عنوان مثال «تعداد مشتریان هدفگذاری شده در ماه» یک KPI است.
از سوی دیگر متریکها اغلب برای سنجش موفقیت روزمره کسبوکار شما کاربرد داشته و البته از KPI شما پشتیبانی میکنند. متریکها اگرچه بر نتایج شما تاثیر میگذارند؛ اما لزوما در دسته اهداف کسبوکار شما قرار نمیگیرند. به عنوان مثال «میزان بازدید ماهانه از فروشگاه» و «تعداد دانلود فایل کاتالوگ محصولات» در گروه متریکها تعریف میشوند.
در نهایت برای ایجاد یک کسبوکار هوشمند، باید شاخشهای کلیدی عملکرد استراتژیک را بهطور پیوسته ردیابی کرده و برای محاسبه و درک دقیق وضعیت KPIهای تعریف شده، متریکهای مناسب آن را انتخاب کنید.
چرا اندازهگیری KPI مهم است؟
زیرا به آنها این امکان را میدهد که پیشرفت خود را پیگیری کرده و درک بهتری از موفق یا ناموفق بودن تلاشهای فعلی خود در رسیدن به نتایج دلخواه به دست آورند. اگر KPIها را ردیابی نکنید، تمام تصمیماتی که میگیرید، به جای تکیه کردن بر دادهها و اطلاعات واقعی، بر اساس غریزه یا ترجیح شخصی است. KPIها شما را قادر میسازند تا تصمیماتی استراتژیک و دادهمحور را برای رشد استارتاپ خود گرفته و در مسیر درست حرکت کنید.
از سوی دیگر، اندازهگیری، ثبت و تحلیل این شاخصها، مستندی معتبر برای ارائه به سایر ذینفعان است. به عنوان مثال استارتاپی که به دنبال جذب سرمایههای خطرپذیر است؛ به کمک ارائه این شاخصها، شانس بیشتری برای اثبات شایستگی خود به سرمایهگذاران دارد.
همراستا کردن فعالیت تیمهای مختلف در یک کسبوکار، مزیت دیگر KPI است. در واقع اندازهگیری موفقیت پروژه و عملکرد کارکنان، کمک میکند تا تیمها همراستا با یکدیگر و در جهت اهداف استارتاپ حرکت کنند. برای دریافت این مزیت باید تیمهای خود را در قبال KPI تعریف شده برای آنها مسئول بدانید. در این زمینه KPIهای تعریف شده کمک میکند تا کارمندان تیمها میزان پیشرفت خود را به درستی ارزیابی کرده و در جهت پیشبرد امور سازمان به مدیران خود کمک بیشتری کنند.
انواع KPIها
شاخصهای کلیدی عملکرد انواع گوناگونی دارند. درحالی که برخی از آنها برای اندازهگیری پیشرفت ماهانه در دستیابی به یک هدف هستند؛ برخی دیگر بازههای طولانیمدتتری را در نظر میگیرند. با این وجود وجه اشتراک همه KPIها، گره خوردن آنها با اهداف استراتژیک سازمان است.
از نظر موضوعی میتوان هر شاخص کلیدی عملکرد را در یکی از گروههای زیر قرار داد:
- شاخصهای استراتژیک: این شاخصها اهداف کلان سازمان را کنترل میکنند. مدیران معمولا به یک یا دو شاخص استراتژیک برای ارزیابی عملکرد سازمان اکتفا میکنند. به عنوان مثال شاخصهای مانند بازگشت سرمایه، درآمد و سهم بازار را میتوان از مهمترین KPIهای استراتژیک دانست.
- شاخصهای عملیاتی: این شاخصها معمولا عملکرد را در بازه زمانی کوتاهتری اندازهگیری کرده و روی فرآیندهای سازمانی و کارایی عملکردها متمرکز هستند. نمونههایی مانند فروش بر اساس منطقه، متوسط هزینه حملونقل ماهانه و هزینه جذب هر مشتری (یا هزینه هر فعالیت دیگر)، از جمله شاخصهای عملیاتی هستند.
- عملکرد دپارتمان: بسیاری از شاخصهای کلیدی عملکرد به حوزه فعالیت دپارتمان مدنظر آن شاخص مرتبط هستند. مثلا در حالی که دپارتمان فناوری اطلاعات ممکن است شاخصی مانند متوسط در دسترس بودن سرویس را ردیابی کند؛ KPIهای دپارتمان مدیریت مالی، مواردی مانند حاشیه سود ناخالص یا بازده دارایی خواهد بود. نکته مهم اینکه این KPIهای کاربردی میتوانند به عنوان شاخصهای استراتژیک یا عملیاتی نیز طبقهبندی شوند.
مهمترین KPIها در یک کسبوکار نوپا
هر استارتاپی بر اساس حوزه فعالیت، محل فعالیت، گستردگی، میزان بلوغ و… دارای KPIهای متفاوتی است. ممکن است یک متریک بیاهمیت در یک استارتاپ، برای استارتاپی دیگر شاخصی استراتژیک باشد. با این وجود جستجو در استارتاپهای گوناگون، ثابت کرده است که برخی از KPIها از اهمیت و عمومیت بیشتری برخوردار هستند. در این بخش میخواهیم شما را با مهمترین KPI های مورد استفاده در استارتاپها آشنا کنیم.
هزینه جذب مشتری (CAC)
هزینه جذب مشتری (Customer acquisition cost) را میتوان مهمترین KPI برای یک استارتاپ دانست. این شاخص نشاندهنده هزینه کسبوکار شما برای ساختن یک مشتری تازه است.
سادهترین راه برای محاسبه این معیار نیز، محاسبه مجموع هزینههای انجام شده برای جذب مشتریان جدید در یک دوره خاص و تقسیم کردن عدد به دست آمده بر تعداد کل مشتریان جذب شده است.
این شاخص را میتوان به دو شکل کلی زیر محاسبه کرد:
- در حالت اول همه کانالهای بازاریابی (پولی و غیرپولی) و همه مشتریان جذب شده مورد محاسبه قرار میگیرند. در این حالت عدد به دست آمده یک نمای کلی از هزینه جذب مشتری را ارائه میدهد.
- در حالت دوم تنها کانالهای پولی بازاریابی (مثل گوگل ادز) و مشتریان جذب شده از این طریق محاسبه میشوند. این شاخص درک دقیقتری از هزینه جذب مشتری در یک یا چند کانال خاص را ارائه میدهد.
درآمد متوسط به ازای هر کاربر (ARPU)
درآمد متوسط به ازای هر کاربر (Average revenue per user) شاخصی است که نشان میدهد از هر مشتری فعال خود، چقدر درآمد کسب میکنید. این عدد با تقسیم درآمد یک دوره مشخص (مثلا ماهانه) بر تعداد مشتریان فعال شما محاسبه میشود.
این شاخص در تعیین استراتژی رشد شما موثر است. به عنوان مثال، پایین بودن این شاخص موجب میشود که کسبوکار شما در پرداخت هزینههای جذب و پشتیبانی مشتری، توانایی کمتری داشته باشد.
همچنین این شاخص در درک بهتر شخصیت مشتریان کمک کرده و موجب بهبود استراتژی قیمتگذاری و فروش میشود.
در نهایت این KPI برای محاسبه شاخصهای مهم دیگری مانند ارزش مادامالعمر مشتری (Customer lifetime value) و درآمد مکرر ماهانه (Monthly recurring revenue) نیز کارایی دارد.
ارزش مادامالعمر مشتری (LTV)
ارزش مادامالعمر مشتری (Customer lifetime value)، مبلغ صرف شده توسط مشتری را در تمام طول زندگیش برای خرید محصولات و یا خدمات شما نشان میدهد.
روش محاسبه این شاخص به دو شکل تاریخی و پیشبینی است. در روش تاریخی محاسبه شما بر اساس خریدهای واقعی مشتریان خواهد بود؛ در حالی که در روش پیشبینی، محاسبه بر اساس پیشبینی شما از میزان خرید مشتریان است. طبیعتا این پیشبینی بر اساس الگوهای رفتاری و روند معاملات قبلی مشتری قابل محاسبه است.
سادهترین راه برای محاسبه این شاخص، ضرب کردن درآمد میانگین به ازای هر کاربر (ARPU) در حاشیه سود میانگین به ازای هر کاربر (AMPU) و سپس تقسیم این عدد بر نرخ ریزش درآمد (RCR) کسبوکار شما است.
اطلاع از این شاخص کمک میکند تا بدانید برای جذب هر مشتری تا چه میزان میتوانید هزینه کنید. اگر این شاخص را اندازه نگیرید؛ راهی دیگری وجود ندارد که بفهمید آیا برای جذب مشتری جدید، بیش از حد هزینه میکنید یا نه؛ و در نتیجه در بلندمدت ضرر میکنید یا نه.
کاربران فعال ماهانه (MAU)
کاربران فعال ماهانه (Monthly active users) تعداد کل کاربرانی را نشان میدهد که ماهانه بهطور فعال از محصول یا خدمت شما استفاده میکنند.
مقایسه ماهانه این شاخص، مروری سریع بر روند رشد کسبوکار شما است؛ و دید بهتری از توانایی استارتاپ شما در جذب مشتریان تازه و حفظ مشتریان قبلی ارائه میدهد.
البته این شاخص بهتنهایی علت رشد یا نزول تعداد کاربران فعال را نشان نمیدهد. به عنوان مثال عواملی مانند راهاندازی کمپینهای بازاریابی، کمپینهای فعالسازی مجدد کاربران و بهروزرسانی محصول، تاثیر قابل توجهی بر افزایش تعداد کاربران فعال دارد. در مقابل مسائل و مشکلات فنی، توقف کمپینها یا افزایش قیمت محصول یا خدمت، میتواند موجب کاهش این شاخص شود.
در نهایت پیگیری این شاخص کمک میکند تا در زمان مناسب به کاهش یا افزایش مشتریان فعال خود واکنش نشان دهید.
نرخ ریزش مشتری (CCR)
نرخ ریزش مشتری (Customer churn rate) نشان میدهد که استارتاپ شما با چه سرعتی مشتریان خود را از دست میدهد.
این شاخص از تقسیم کردن کل مشتریان از دست رفته در یک دوره زمانی مشخص (مثلا یک ماهه) به کل مشتریان فعال در آن دوره زمانی به دست میآید.
این شاخص میزان سلامت کسبوکار شما را نشان میدهد؛ و کمک میکند تا تغییرات لازم برای حفظ مشتریان را بهتر پیدا کنید. اگرچه از دست دادن مشتریان اجتنابناپذیر است؛ اما باید اطمینان داشته باشید که از کنترل خارج نمیشود. همچنین این شاخص را میتوان به صورت جزئی در گروههای مختلف مشتریان نیز محاسبه کرد. از این طریق میتوان اثر تغییرات گوناگون (مثلا افزودن ویژگیهای جدید، تغییر قیمت و…) را بر رفتار مشتریان سنجید.
درآمد مکرر ماهانه (MRR)
درآمد مکرر ماهانه (Monthly recurring revenue) میزان درآمدی است که استارتاپ شما بهصورت ماهانه و تکرارپذیر به دست میآورد.
این شاخص حاصل ضرب درآمد متوسط به ازای هر کاربر (ARPU) در تعداد کل کاربران فعال استارتاپ شما در یک دوره زمانی مشخص است. با افزایش تعداد ماههای محاسبه این عدد میتوان روند درآمد ماهانه به صورت مکرر را تشخیص داد؛ و آن را برای ماههای پیش رو نیز پیشبینی کرد.
همچنین انواع دیگری از درآمد مکرر ماهانه را میتوان محاسبه کرد:
- New MRR (درآمد مکرر ماهیانه از طریق مشتریان جدید)
- Expansion MRR (درآمد مکرر ماهیانه که توسط مشتریان فعلی شما ایجاد میشود (به عنوان مثال از طریق فعالسازی مجدد یا ارتقا برنامه مورد استفاده).
- Churn MRR (میزان درآمد مکرر ماهیانهای که به دلیل ریزش مشتری از دست دادهاید.)
درآمد مکرر ماهیانه را میتوان مهمترین KPI مالی در یک استارتاپ دانست. این شاخص به شما نشان میدهد که هر ماه انتظار ورود چه میزان نقدینگی را داشته باشید. در نتیجه میتوانید بودجه بازاریابی و سایر هزینههای کسبوکار خود را بهتر مدیریت کنید.
نرخ رشد درآمد
نرخ رشد درآمد (Revenue growth rate) شاخصی است که میزان رشد درآمد را طی یک دوره زمانی مشخص (یک ماهه، سه ماهه، یک ساله) نشان میدهد.
محاسبه این KPI ساده است. برای این کار کافیست درآمد دوره قبلی از درآمد دوره فعلی کم شده، نتیجه بر درآمد دوره قبلی تقسیم شده و در 100 ضرب شود. حاصل نشاندهنده درصد رشد درآمد کسبوکار در یک بازه زمانی مشخص است.
رشد منظم این شاخص نشاندهنده پایداری و سودآوری استارتاپ است. این شاخص کمک میکند تا سرعت رشد استارتاپ خود را تخمین زده و برای تامین اعتبار، توسعه برنامههای عملیاتی، استخدام کارکنان و تخصیص منابع، بهترین تصمیمات را بگیرید. همچنین این شاخص را میتوان برای مقایسه نرخ رشد یک استارتاپ و نرخ رشد صنعت حوزه فعالیت آن استارتاپ بهکار برد.
نرخ ریزش درآمد (RCR)
نرخ ریزش درآمد (Revenue churn rate) شاخصی است که نشان میدهد به دلیل ریزش مشتریان، چه میزان از درآمد خود را از دست میدهید.
برای محاسبه این شاخص ابتدا باید درآمد مکرر ماهانه (MMR) در پایان ماه را از درآمد مکرر ماهانه در ابتدای ماه کم کنید. سپس عدد به دست آمده را در درآمد مکرر ماهانه در ابتدای ماه تقسیم کرده و در عدد 100 ضرب کنید. نتیجه درصد ریزش درآمد شما را در ماه مدنظر نشان میدهد.
تجربه نشان داده است که افزایش این شاخص از بزرگترین موانع رشد استارتاپ است. بنابراین بسیار مهم است که این شاخص را کاملا زیر نظر داشته و در کاهش هرچه بیشتر آن تلاش کنید.
سایر شاخصهای مهم در استارتاپها
همانطور که در ابتدای این مقاله گفته شد؛ KPIهای مناسب برای استارتاپها متعدد است. به همین دلیل شرح هریک از آنها به تنهایی و با جزئیات کامل، نیازمند مطالب جداگانه برای هر KPI است. بنابراین برای جلوگیری از طولانی شدن این مقاله، در این بخش 12 شاخص کلیدی عملکرد مهم دیگر را به صورت بسیار مختصر معرفی کردهایم.
- سهم بازار (market share): درصدی از کل درآمد یا فروش ممکن در بازاری است که یک کسبوکار در آن فعالیت میکند. مثلا اگر سالانه 300 هزار واحد محصول در صنعت معینی فروخته شود؛ کسبوکاری با 30 هزار واحد فروش سالانه، 10 درصد از سهم آن بازار را در اختیار دارد.
- گردش مالی (Turnover): یک مفهوم حسابداری است که نشان میدهد یک کسبوکار با چه سرعتی فعالیت میکند. در بیشتر مواقع برای درک سرعت یک کسبوکار در جمعآوری پول نقد خود از حسابهای دریافتنی یا سرعت فروش موجودی کالا، از شاخص گردش مالی استفاده میشود.
- سود ناخالص (Gross Profit): سود ناخالص سودی است که یک کسبوکار پس از کسر هزینههای مربوط به ساخت و فروش محصولات یا ارائه خدمات خود کسب میکند.
- حاشیه سود ناخالص (Gross Profit Margin): این معیار تفاوت بین درآمد و هزینه کالاهای فروخته شده را بررسی میکند. اگر به این معیار برای محصولات جداگانه نگاه کنید؛ میتواند به شما در شناسایی موارد با حاشیه سود بالا کمک کند.
- میانگین طول چرخه فروش (Average Sales Cycle Length): این شاخص میانگین مدتزمان شروع تماس با مشتری بالقوه جهت ایجاد فروش تا پایان معامله را اندازهگیری میکند. اگر تغییرات چشمگیری در این معیار مشاهده کنید؛ ممکن است نشاندهنده مشکلی در روند فروش شما باشد.
- نرخ سوخت (Burn Rate): این شاخص نشان میدهد که استارت آپ شما با چه سرعتی پول خرج میکند. به کمک این شاخص تعیین میکنید که هزینههای خود را کاهش داده یا بیشتر در کسبوکار خود سرمایهگذاری کنید.
- دوام پول (Cash Runway): این شاخص، شاخص نرخ سوخت را یک گام جلوتر میبرد؛ و به شما میگوید که پول شما چه مدت دوام میآورد. این شاخص به این سوال پاسخ میدهد که باید فعالیت خود را برای جمعآوری پول و یا ایجاد صرفهجویی افزایش دهید یا نه. این شاخص لحظهای نیست و با تغییر مانده نقدینگی و نرخ سوخت شما تغییر خواهد کرد.
- کاربران فعال (Active users): این معیار در کسبوکارهای آنلاین بیشتر مورد توجه و قابل اندازهگیری است. کاربران فعال افرادی هستند که در یک بازه زمانی مشخص با محصول، وبسایت یا اپلیکیشن شما ارتباط برقرار میکنند. کسبوکارها معمولا تعداد کاربران فعال روزانه (DAU) و کاربران فعال ماهانه (MAU) را ردیابی میکنند. این KPI نشان میدهد که چند نفر بهطور منظم با محصول شما درگیر هستند. بنابراین به کمک آن میتوانید میزان چسبندگی محصول را اندازه بگیرید.
- زمان اولین پاسخ (First Response Time): این شاخص نشاندهنده فاصله زمانی است که کارکنان خدمات پس از فروش، پیگیری درخواست ارسال شده توسط مشتری را آغاز میکنند. کاهش این شاخص در راضی نگه داشتن مشتری و ایجاد تاثیر مثبت روی مشتری بسیار موثر است.
- ضریب ویروسی (Viral Coefficient): این شاخص نشاندهنده تعداد مشتریان یا کاربران جدید به دست آمده از طریق مشتریان قبلی است. اندازهگیری این معیار در صورت داشتن برنامههای ارجاع مفید است. هدف اصلی از تلاش برای افزایش این شاخص، دستیابی به رشدهای انفجاری است. البته ردیابی این شاخص خارج از برنامه ارجاع تعیین شده، نسبتا مشکل است.
- ترافیک طبیعی (Organic Traffic): این شاخص برای کسبوکارهای آنلاین که بر بازاریابی محتوا (Content marketing) تمرکز دارند؛ اهمیت زیادی دارد. منظور از ترافیک طبیعی، وروودیهای غیرپولی (مثل حضور در نتایج جستجوی کاربران) است. طبیعتا داشتن ترافیک طبیعی پایدار، شاخص مناسبی برای تخمین رشد پایدار این گروه از کسبوکارها است.
- ثبت نام (Sign-Ups): این KPI نیز در کسبوکارهای ارائهدهنده خدمات آنلاین اهمیت زیادی دارد. به کمک این شاخص تعداد و روند رشد ثبتنامها را ماه به ماه مقایسه کنید؛ تا بتوانید چگونگی رشد تقاضا برای خدمات خود را ارزیابی نمایید.
در پایان توجه داشته باشید که هر استارتاپی به فراخور نیاز و اهداف خود، چند KPI مشخص را برای سنجش موفقیت کسبوکارش انتخاب میکند. بنابراین آشنایی با ویژگیهای استارتاپ، نیازهای آن و همچنین انواع شاخصهای کلیدی عملکرد، در انتخاب صحیح این شاخصها بسیار مهم است.
از سویی برای محاسبه انواع KPIها باید بتوانید مدیریت خوبی بر ثبت، نگهداری و مدیریت دادههای استارتاپ خود داشته باشید. دانش استفاده از ابزارهای مناسب برای ثبت این اطلاعات و توانایی جمعآوری، ترکیب و تجزیه و تحلیل آن، از جمله مهارتهایی است که در این زمینه ضروری به نظر میرسد.