مفهوم فضای کار اشتراکی (Coworking space) هم‌زمان با گسترش کسب‌وکارهای استارتاپی (Startup) شکل گرفته است. این فضاها برای تیم‌های کوچک، تیم‌هایی که از راه دور با یک‌دیگر همکاری می‌کنند، کارآفرینان خوداشتغال و آزادکارها (Freelancer)، محلی مناسب برای پیشبرد کارها است. این فضاها روزبه‌روز در حال کسب محبوبیت بیشتر بوده و تقریبا در همه کشورهای جهان و شهرهای بزرگ، نمونه‌های گوناگونی از آن را می‌توان یافت.
اما چه چیز باعث گسترش روزافزون فضای کار اشتراکی شده است؟ برای پاسخ به این سوال، در این نوشته به تعریف فضای کار اشتراکی، معرفی تاریخچه مختصری از آن، انواع فضاهای کار اشتراکی و مزایا و معایب این فضاها می‌پردازیم.
فضای کار اشتراکی چیست؟
به زبان ساده فضای کار اشتراکی، دفتر کاری است که چندین تیم مختلف به صورت مشترک از آن استفاده می‌کنند. این مفهوم نسبتا واضح است. وقتی به چنین فضایی فکر می‌کنیم؛ به اشتراک گذاشتن زیرساخت‌های اصلی و در نتیجه هزینه‌های آن، اولین موردی است که به ذهن خطور می‌کند. از سویی اگر تجربه حضور در چنین فضایی را داشته باشید؛ احساس تعلق به یک جامعه، وجود سرگرمی، دسترسی مناسب‌تر، انعطاف‌پذیری و پایداری بیشتر، از ویژگی‌های دیگری است که به فضای کار اشتراکی هویت قابل تعریف بخشیده است.
فضای کار اشتراکی یک روش جدید برای پیشبرد کارها و به اشتراک‌گذاری امکانات است؛ که در آن کارآفرینان و کارمندان دورکار، بدون محدودیت‌های موجود در دفاتر کار کلاسیک، امکان فعالیت انعطاف‌پذیر را مطابق با نیازهای شخصی و تجاری خود به دست می‌آورند.
تعاریف متعددی از فضای کار اشتراکی وجود دارد؛ اما تعریف ارائه شده در ویکی‌پدیای انگلیسی را می‌توان یک نسخه ساده و نسبتا جامع دانست:
«فضای کار اشتراکی، محلی است که در آن چندین کارمند از شرکت‌های مختلف، فضای اداری مشترکی دارند. این امکان شرایطی را فراهم می‌کند تا از طریق استفاده از زیرساخت‌های مشترک (مانند آب، برق، خدمات نظافت، پذیرش و نگهداری) امکان صرفه‌جویی در هزینه‌ها فراهم شده و مدیریت فضای کار ساده‌تر باشد.
تاریخچه مختصر فضای کار اشتراکی
در سال 2005 میلادی، برد نوبرگ (Brad Neuberg) کارآفرین آمریکایی، اولین فضای کار اشتراکی را در شهر سانفرانسیسکو (San Francisco) راه‌اندازی کرد. این فضای کار اشتراکی تنها روزهای دوشنبه و سه‌شنبه فعال بود. در ماه اول فعالیت این مدل فضای کاری هیچ بازدیدکننده‌ای نداشت. شاید بتوان تازگی و ناشناخته بودن را علت این موضوع دانست. اما خیلی زود استقبال از این پدیده تازه آغاز شد؛ و رشد فضاهای کار اشتراکی به پدیده‌ای جهانی تبدیل شد.
در حال حاضر نرخ رشد فضاهای کار اشتراکی به 21.3 درصد در سال رسیده است. آمارها نشان می‌دهد که بیش از 18700 فضای کار اشتراکی در سراسر جهان وجود دارد؛ و انتظار می‌رود تا سال 2025 میلادی، این عدد به 26 هزار فضای کار اشتراکی برسد. در حال حاضر در فضاهای کار اشتراکی فعال، بیش از 3 میلیون نفر مشغول فعالیت هستند.
انواع فضای کار اشتراکی
فضاهای کار اشتراکی مختلف، اگرچه در اصول کلی دارای ویژگی‌های یکسان هستند؛ اما در جزئیات و با توجه به اهداف تعریف شده برای آنها، تفاوت‌هایی نیز با یک‌دیگر دارند. این فضاها امکانات زیادی از میز کار داغ (Hot desk) (منظور از میز کار داغ، میز کاری است که بر اساس زمان‌بندی و رزرو قبلی در اختیار افراد مختلف قرار می‌گیرد. بنابراین اعضای فضای کار اشتراکی ارائه‌دهنده میزکار داغ، ممکن است طی هر روز حضور در این فضا، پشت میز متفاوتی بنشینند.) تا میز کار اختصاصی را به کاربران خود ارائه می‌دهند. از سویی برخی از آنها برای گروه‌های خاص با اهداف مشترک تنظیم شده است؛ و برخی دیگر ویژگی‌های عمومی‌تری دارند. همچنین این مکان‌ها از نظر اندازه و امکانات ارائه شده متفاوت هستند.
بر اساس موضوع فعالیت، امکانات ویژه و هدف از راه‌اندازی، می‌توان برخی از انواع فضاهای کار اشتراکی را شامل موارد زیر است:
- فضاهای چندمنظوره با طرح‌های عضویت انعطاف‌پذیر
- استودیوهای هنر تجسمی با فضای داخلی صنعتی
- فضاهایی مجهز به مبلمان ارگونومیک (Ergonomic) برای کار و حتی زندگی، که نهایت راحتی را برای کاربران فراهم می‌کنند.
- دفاتر خصوصی برای تیم‌هایی که نیاز به مجاورت فیزیکی همه اعضای خود دارند؛ اما هنوز هم می‌خواهند به یک اکوسیستم بزرگ‌تر متصل باشند.
- فضاهای ساخت محصول (Makerspaces) برای افرادی که مشغول ساخت نمونه اولیه محصول خود هستند؛ و به ابزارهای گوناگونی برای این کار نیاز دارند.
- استودیوهای اشتراکی عکاسان و سازندگان فیلم
- فضاهای همکاری برای وکلا
- بخش‌های اختصاصی داخل کافه‌ها و رستوران‌های پرطرفدار که مناسب برای انجام کار هستند.
- فضاهای کار اشتراکی که اجازه آوردن کودکان را به کاربران والد می‌دهد.
- فضاهای کار اشتراکی مخصوص زنان
- فضاهای کار اشتراکی روستایی
- فضای کار اشتراکی مجازی که تقریبا همه مزایای عضویت در فضاهای کار اشتراکی فیزیکی را دارد؛ اما نیازی به حضور فیزیکی اعضا نیست. در این فضاها اعضا پشت یک میز مشخص شده طبق نقشه مجازی نشسته و در طول زمان کار با سایر افراد در ارتباط بوده و حتی به فضاهای مجازی دیگر مانند اتاق تلفن، اتاق جلسات و… می‌روند.
ساکنان فضای کار اشتراکی
فضای کار اشتراکی جایی مناسب برای شروع کار استارتاپ‌ها و کارآفرینان است؛ اما فقط مختص به این گروه از افراد نیست. در ایران این تصور تا حدود زیادی وجود دارد که فضای کار اشتراکی مناسب استارتاپ‌ها است؛ در حالی که جمعیت فعال در این فضاها بسیار متنوع‌تر است. در این بخش اصلی‌ترین ساکنان این فضاها را معرفی می‌کنیم.
استارتاپ‌ها و مشاغل کوچک
مشاغل و تیم‌های کوچک مشتری اصلی این فضاها هستند. قیمت اجاره ارزان، عدم نیاز به تعهد بلندمدت برای اجاره و وجود زیرساخت‌های لازم برای کسبوکار (اتاق جلسات، اتاق کنفرانس، آشپزخانه، نوشیدنی رایگان و دسترسی 24 ساعته) از جمله دلایل این گروه از مشتریان فضای کار اشتراکی است.
از سویی فعالیت در این فضاها، دغدغه‌های جزئی مثل نگهداری فضای اداری را کاهش داده و اموری مانند خرید دستمال توالت، تعویض کارتریج پرینترها، تعمیرات مختلف و موارد مشابه، را از دوش این مشاغل کوچک برمی‌دارد.
آزادکارها
فضاهای کار اشتراکی برای آزادکارهایی که از فعالیت در فضای خانه یا کافی شاپ خسته شده‌اند؛ بهترین گزینه است. این فضاها به آنها اجازه می‌دهد تا در عین حفظ استقلال کاری، بخشی از یک جامعه مولد بوده و با افراد هم‌فکر خود در ارتباط باشند. از طریق همین ارتباطات است که فریلنسرها می‌توانند دوستان، مشتری‌ها و شریک‌های بالقوه خود را پیدا کنند.
کارمندان دورکار
کارکنانی که از دفتر مرکزی شرکت دور هستند و حتی کارکنان نیمه‌دورکار (که چند روز در هفته مجاز به کار در خارج از دفتر مرکزی هستند.) می‌توانند تمام امکانات مورد نیاز برای کار کردن را در فضاهای کار اشتراکی بیابند.
سازمان‌های بزرگ‌تر
فضای کار اشتراکی تنها مناسب افراد و مشاغل کوچک نیست. سازمان‌های بزرگ نیز به دلایل گوناگون به این فضاها علاقمند شده و با آنها همکاری می‌کنند. تشویق کارمندان برای استفاده از این فضاها در نقاط جغرافیایی گوناگون، باعث شده تا سطح بالاتری از همکاری با هزینه‌های پایین‌تر شکل بگیرد. این روش به دلیل فضاهای کاربری بهتر، امکان استخدام در جغرافیایی وسیع‌تر، یافتن نیروهای مناسب‌تر و هزینه‌های کمتر، مورد توجه کسب‌وکارهای بزرگ قرار می‌گیرد.
مزایای استفاده از فضای کار اشتراکی
- می‌تواند ارزان‌تر از اجاره دفتر اختصاصی باشد. معمولا هزینه اجاره دفتر کار اختصاصی بالاست. از طرفی وقتی سایر هزینه‌های اضافی که فضا را برای شروع استارتاپ شما آماده می‌کند را در نظر بگیرید؛ این هزینه‌ها بیشتر هم می‌شود. این در حالی است که فضاهای کار اشتراکی به دلیل کاهش هزینه اجاره و کاهش هزینه ناشی از به اشتراک گذاشتن زیرساخت‌ها، هزینه‌های کلی تا حدود زیادی کاهش می‌یابد.
- امکانات رفاهی ارائه شده بیشتر است. داشتن بسیاری از امکانات رفاهی به صورت اختصاصی برای یک کسبوکار کوچک توجیه اقتصادی ندارد. از سویی این کسبوکار قادر به استفاده مفید از این امکانات به صورت اختصاصی نیست. مثلا به‌صرفه نیست که در دفتر کار اختصاصی یک کسبوکار کوچک، فضایی را به تجهیزات ورزشی یا استخر شنا اختصاص داد. در حالی که در یک فضای کار اشتراکی، این موضوع با هزینه کم و بازدهی بالا امکان‌پذیر است. تنوع بیشتر نوشیدنی‌های رایگان، فضای استراحت، فضای بازی، فضای ورزش، اتاق جلسات، اتاق کنفرانس، سالن همایش و… همه از جمله این موارد است که فضای کار اشتراکی داشتن آن را برای استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک امکان‌پذیر می‌کند.
- موجب افزایش ارتباطات اجتماعی می‌شود. بسیاری از استارتاپ‌ها توسط یک یا دو نفر راه‌اندازی می‌شوند. اگرچه کار از خانه یا در دفتر اختصاصی و کوچک دونفره، راحت است. اما احساس انزوا خیلی زود موجب کاهش بازدهی فرد خواهد شد. پیوستن به جامعه (هرچند به‌طور مستقیم روی پروژه‌ای واحد کار نکنند.) علاوه بر اینکه حس انزوا را کاهش می‌دهد؛ موجب یافتن سایر افراد حرفه‌ای، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، کسب تجربه و… می‌شود. همچنین در اغلب فضاهای کار اشتراکی رویدادها و کارگاه‌های متعددی برگزار می‌شود؛ که موجب حفظ روحیه و افزایش انگیزه کارآفرینان می‌گردد.
- محدودیت قانونی ندارد. اگرچه این فضا به‌صورت اختصاصی متعلق به شما نیست؛ اما می‌توانید شماره تماس اختصاصی و آدرس پستی اختصاصی داشته باشید. این ویژگی‌ها برای ثبت قانونی و رسمی کسبوکار شما ضروری است. خوشبختانه در ایران نیز از نظر قانونی امکان معرفی یک فضای کار اشتراکی به عنوان محل فعالیت شرکت‌های ثبت شده وجود دارد.
معایب استفاده از فضای کار اشتراکی
- استفاده از فضای اشتراکی هزینه دارد. اگرچه حضور در این فضا از اجاره دفتر کار اختصاصی ارزان‌تر است؛ اما هنوز هم ممکن است برای یک استارتاپ تازه تاسیس، پرداخت این هزینه دشوار باشد. اگر در چنین شرایطی هستید؛ ماندن در دفتر کار خانگی و یا استفاده از فضای کتابخانه‌های عمومی و کافی‌شاپ‌های دارای دسترسی به اینترنت رایگان، انتخاب‌های دیگری برای آغاز کار است.
- تمرکز لازم وجود ندارد. اگرچه بودن در کنار دیگران می‌تواند انگیزه خوبی برای ادامه کار در طول روز کاری باشد؛ اما به معنای محاصره شدن توسط عوامل ایجاد حواس‌پرتی بوده و می‌تواند موجب پرداختن به موارد غیرضروری و کاهش بهره‌وری شود. در عمل شما روی فضای کار اشتراکی کنترل کاملی ندارید؛ در حالی که وقتی فضای اختصاصی خود را دارید، می‌توانید قوانین لازم را خودتان تنظیم کنید. البته این مشکل در شرایطی است که از اتاق‌های مشترک موجود فضاهای کار اشتراکی استفاده کرده و اتاق اختصاصی نداشته باشید.
- امکان شخصی‌سازی فضا محدودتر است. فضای کار اشتراکی قبلا طراحی، مبله و تجهیز شده است. از سویی این فضا تا حدود زیادی اشتراکی است. بنابراین امکان ایجاد تغییرات شخصی در آن تقریبا وجود ندارد. مثلا شما نمی‌توانید دیوار را با طرح یا شعار مورد علاقه خود تزئین کنید؛ و یا صندلی مورد علاقه خود را بیاورید.
- فضای کار محدودتر است. محدودیت‌های دیگری مثل زمان انتظار برای استفاده از برخی زیرساخت‌ها (مثل اتاق جلسه) از معایب فضای کار اشتراکی است. از سویی گزینه‌های اختصاصی در این فضاها کمتر است. مثلا در اغلب اوقات میز کار، اختصاصی نیست و در ساعاتی که شما فعالیت نمی‌کنید، ممکن است فرد دیگری از آن استفاده کند. البته ممکن است بتوانید یک میز اختصاصی اجاره کنید؛ اما باز هم محدودیت‌هایی درباره حریم خصوصی و امنیت وجود دارد. به عنوان مثال اگر در این فضاها اتاق اختصاصی نداشته باشید؛ نمی‌توانید مثل دفتر کار اختصاصی، بعد از پایان کار و هنگام رفتن، درب آن را قفل کنید.
در پایان باید گفت فضاهای کار اشتراکی فرصتی برای ساخت یک کسبوکار کوچک در واقعیت است. این فضاها معمولا برای شروع به کار استارتاپ‌ها عالی هستند؛ اما این یک قانون کلی نیست. ممکن است استارتاپ شما شرایطی داشته باشد که نتواند نیازهای خود را در فضای کار اشتراکی بیابد. از سویی این فضاها محیطی دائمی نیستند؛ و اغلب در یک بازه زمانی که هنوز استارتاپ وارد مرحله رشد نشده است؛ مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اگر به فضای کار اشتراکی علاقمند شده‌اید؛ یک جستجوی ساده، تعداد زیادی از این سرویس‌دهنده‌ها را پیش روی شما قرار می‌دهد. مقایسه خدمات ارائه شده و هزینه‌های آن و همچنین بررسی بودجه در دسترس استارتاپ، روش خوبی برای تصمیم‌گیری در این زمینه است.