- معرفی ابزارهای محبوب کارآفرینان + ۱۱ ابزار کاربردی و رایگان

راه‌اندازی یک استارتاپ همیشه با سرمایه اولیه فراوان و یک تیم کامل انجام نمی‌شود. در واقع در اغلب موارد، قدم‌های اولیه تاسیس یک استارتاپ توسط یک یا دو بنیان‌گذار و بدون سرمایه اولیه یا با سرمایه اولیه بسیار محدود آغاز می‌شود. همین نکته نیز اهمیت استفاده از روش‌های مدیریت استارتاپ به شیوه بوت استرپ را بیشتر می‌کند. در این میان یکی از نکات مهم توانایی استفاده از ابزارهایی است که به‌صورت رایگان یا با هزینه بسیار کم بتوانند در انجام کارها و پیشبرد اهداف به یک کارآفرین کمک کنند. خوشبختانه امروزه ابزارهای زیادی در اینترنت وجود دارد که به کمک آنها می‌توان تا حدودی محدودیت پول و نیروی انسانی را در قدم‌های ابتدایی شروع یک کسب‌وکار مدیریت کرد. البته این سرویس‌ها فقط برای شروع یک کسب‌وکار نیستند؛ و می‌توانند در مراحل دیگر رشد کسب‌وکار نیز چه در نسخه رایگان و چه در نسخه‌های پولی مورد استفاده قرار بگیرند. در این مقاله به معرفی تعدادی از محبوب‌ترین ابزارهای محبوب کارآفرینان می‌پردازیم.

ترلو (Trello) برای مدیریت پروژه

اجرای برنامه‌ریزی‌های انجام شده، تقسیم وظایف، پیگیری امور و به‌طور کلی مدیریت پروژه یک کسب‌وکار، یکی از چالش‌انگیزترین فعالیت‌های یک استارتاپ است. بر همین اساس نیز روش‌ها و ابزارهای گوناگونی توسعه یافته‌اند. یکی از محبوب‌ترین ابزارها در این زمینه ترلو است. ترلو با داشتن یک رابط کاربری بسیار ساده و قابل درک، به افراد و تیم‌ها کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی‌های خود را به سرانجام برسانند.

شما می‌توانید برای هر پروژه خود یک یا چند صفحه/تخته (Board) بسازید و همکارن خود را به آن دعوت نمایید. در هر صفحه ترلو امکان ساخت لیست‌های مختلفی وجود دارد؛ که هر کدام دسته‌ای از وظایف را پوشش می‌دهند. شما می‌توانید بر اساس نوع پروژه و گردش کاری وظایف طبق نظر خود، لیست‌ها را نام‌گذاری کنید. در نهایت در زیر هر لیست امکان افزودن کارت‌ها/وظایف مختلف وجود دارد. کارت‌های ترلو امکانات مناسبی جهت مدیریت پروژه نظیر امکان انتقال هر وظیفه به لیست‌های مختلف (مثلا انجام نشده، انجام شده یا در حال انجام)، اختصاص هر وظیفه به یک یا چند نفر از اعضا، ارائه توضیحات، ضمیمه کردن فایل‌ها، افزودن برچسب، زمان‌بندی و… درباره هر وظیفه و چندین ویژگی کاربردی دیگر ارایه می‌نماید.

از آنجایی که نسخه رایگان ترلو برای مدیریت تیم‌های استارتاپی کوچک کافی است، آن را به یکی از ابزارهای محبوب کارآفرینان برای مدیریت استارتاپ تبدیل کرده است. در نهایت دسترسی به ترلو از طریق سایت و اپلیکیشن‌های اندروید و آی‌اواس و همچنین قابلیت ادغام آن با بسیاری از ابزارهای مرتبط مانند گوگل درایو، جیرا (Jira) و اسلک (Slack) این ابزار را همه‌گیرتر کرده است.

کانوا (Canva) برای طراحی آنلاین محتوای تصویری

کانوا ابزاری عالی برای ساختن انواع محتواهای تصویری به شکلی ساده و بدون نیاز به تسلط به نرم‌افزارهای گرافیکی است. کانوا با داشتن هزاران تمپلیت آماده در موضوعات مختلف، ساخت انواع پست‌های شبکه‌های اجتماعی، ارائه‌های اسلایدی، کارت ویزیت، بروشور، اینفوگرافیک و… را بسیار ساده و سریع کرده است. تنوع تصاویر، فونت‌ها، شکل‌ها و طرح‌ها در کانوا کمک کرده تا خروجی نهایی کار از این ابزار تا حدود زیادی حرفه‌ای باشد. در واقع برای ساخت یک طرح تصویری در کانوا تنها کافی است تمپلیت مناسب را انتخاب کرده و آن را با توجه به نیاز خود سفارشی‌سازی کنیم. همچنین کانوا امکان ساخت برند کیت را برای کسب‌وکارها فراهم کرده است؛ تا از این طریق بتوانند هویت بصری برند خود را به شکلی بهتری مدیریت کنند.

بسیاری از امکانات کانوا رایگان است و می‌تواند نیاز شما به طراحی محتوای گرافیکی شما را برآورده سازد. پلن پولی کانوا امکانات، قالب‌ها و متریال گرافیکی بسیار بیشتری را در اختیار شما قرار می‌دهد. شما در کانوا می‌تواند از صدها اپلیکیشن کاربردی مختلف نظیر ایجاد تصاویر با هوش مصنوعی، تولید صدا از متن، رنگی‌سازی تصاویر، بالا بردن کیفیت تصاویر و نظایر این‌ها استفاده کنید که آن را به یک پلتفرم محبوب برای تولید محتوای گرافیکی/ویدیویی تبدیل کرده است.

از دیگر امکانات کانوا ساخت ویدیو در یک رابط کاربری ساده و قابل فهم برای عموم کاربران است. استفاده از تمپلیت‌های از پیش طراحی‌شده، کار ساخت ویدیو را آسان‌تر نموده است. شما می‌توانید از تمامی المان‌های گرافیکی داخل کانوا در بخش ساخت ویدیو استفاده کنید. از دیگر امکانات کانوا امکان دعوت اعضای تیم خود و همکاری تعاملی با آن‌هاست. در نهایت مرور سایر امکانات و ویژگی‌های کانوا بسیار زمان‌بر است. بنابراین توصیه می‌کنیم با مراجعه به این سرویس، جزئیات بیشتری را درباره آن کشف کنید.

مایکروسافت تیمز (Microsoft teams) برای ارتباطات تیمی

مایکروسافت تیمز به عنوان بخشی از مجموعه آفیس ۳۶۰ (Office 360)، امکانات زیادی را در اختیار کسب‌وکارها گذاشته و به نوعی ابزاری عالی برای مدیریت ارتباط اعضای تیم با یکدیگر محسوب می‌شود. به عنوان مثال در این ابزار می‌توان در کانال‌ها و گروه‌های ساخته شده یا به‌صورت خصوصی با سایر همکاران ارتباط داشت. همچنین برگزاری رویدادهای ویدئویی به‌صورت پخش زنده و ضبط ویدئوی جلسات از امکانات دیگر این سرویس است. مایکروسافت تیمز همچنین امکان کار هم‌زمان بر روی اسناد مایکروسافت آفیس (Microsoft Office) مانند ورد، اکسل و پاورپوینت را فراهم کرده است. از سویی از طریق ادغام با شیرپوینت (SharePoint) امکان ذخیره‌سازی اسناد و مدیریت فایل‌ها را نیز ارائه داده است. در نهایت ادغام این سرویس با ابزارهای دیگر مایکروسافت مثل Power BI و همچنین سایر سرویس‌ها مثل گیت‌هاب (GitHub)، ترلو و زن‌دسک (Zendesk) از دیگر ویژگی‌های مهم مایکروسافت تیمز است.

اسلک (Slack) برای ارتباطات درون‌تیمی

اسلک در عمل پیام‌رسانی برای ارتباطات درون‌تیمی است. این ابزار ارتباطات و کار تیمی را درون هر سازمانی تسهیل می‌کند. قابلیت ساخت کانال‌های عمومی، خصوصی و حتی کانال‌های مشترک بین دو سازمان مختلف از اصلی‌ترین امکانات این سرویس است. همچنین امکان گفتگوی خصوصی و مدیریت فایل‌های ذخیره شده نیز در اسلک فراهم شده است. یکی دیگر از ویژگی‌های مهم اسلک امکان دسته‌بندی موضوعی همه ارتباطات و قابلیت جستجوی پیشرفته در موضوعات مطرح شده است. در نهایت اسلک با فضاهای ابری مختلف از جمله گوگل درایو، دراپ باکس (Dropbox) و وان درایو (One Drive) ادغام شده و به‌راحتی می‌توان عملیات‌هایی مثل آپلود و دانلود فایل و جستجو در میان فایل‌ها را از طریق آن انجام داد. همچنین ادغام با ابزارهایی مثل گوگل ورک اسپیس (Google Workspace)، آفیس ۳۶۰، ترلو، آسانا (Asana) و گیت‌هاب، قابلیت‌های بیشتری به آن بخشیده است. در نهایت این موارد تنها بخشی از امکانات جذاب اسلک برای ارتباطات درون تیمی و بهبود بهره‌وری است.

سرویس‌های گوگل (Google Services)

گوگل مجموعه بسیار گسترده‌ای از سرویس‌ها را با کاربری‌های متنوع ارائه می‌دهد. سرویس‌هایی که به لطف گستردگی خدمات گوگل و مدل درآمدی متفاوت این کمپانی، در اغلب موارد به‌صورت رایگان ارائه می‌شوند. البته همه این سرویس‌ها دارای نسخه پولی هم هستند؛ که می‌توان با پرداخت حق عضویت آنها، از امکانات بیشتری برخوردار شد. با این حال در اغلب موارد نسخه‌های رایگان این سرویس‌ها برای مدیریت بسیاری از کارهای یک استارتاپ کفایت می‌کند. نکته مهم اینکه به تمامی این ابزارها تنها با داشتن یک حساب کاربری رایگان گوگل دسترسی خواهید داشت. در ادامه با ابزارهای محبوب کارآفرینان در گوگل آشنا می‌شویم.

گوگل درایو (Google Drive)

گوگل درایو را باید کاربردی‌ترین ابزار گوگل برای کارآفرینان دانست. این سرویس فضایی به میزان ۱۵ گیگابایت را به‌صورت رایگان در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد. از این فضا می‌توان برای ذخیره‌سازی انواع فایل‌ها استفاده کرد. در واقع تمام داده‌های شما در اکوسیستم گوگل، از گوگل فوتو (Google Photo) گرفته تا جی‌میل (Gmail) در این فضا ذخیره می‌شود. البته در سرویس گوگل درایو شما تنها فایل‌های آپلود شده در این سرویس را مشاهده می‌کنید.

قابلیت مدیریت سطح دسترسی به هر فایل، اشتراک‌گذاری فایل‌ها با سایر کاربران و تبدیل برخی فرمت‌ها به یک‌دیگر از اصلی‌ترین امکانات گوگل درایو است. همچنین گوگل درایو امکان ساخت فایل‌های مختلف متنی، صفحه گسترده، اسلاید و همچنین انواع فرم را فراهم کرده است. البته ساخت این فایل‌ها به کمک سرویس‌های دیگر گوگل انجام می‌شود؛ که در ادامه به معرفی آنها پرداخته‌ایم. با این حال دسترسی آنها از طریق گوگل درایو نیز برای کاربران وجود داشته و امکان ذخیره آنها در این فضا فراهم شده است.

گوگل داکس (Google Doc)

همه ما بارها از نرم‌افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) برای ساخت انواع فایل‌های متنی استفاده کرده‌ایم. گوگل داکس بسیاری از امکانات ویرایش‌گر متن را به‌صورت آنلاین و بر روی مرورگر به شما ارائه کرده است. گوگل داکس به واسطه آنلاین بودن امکانات مناسبی نظیر اشتراک‌گذاری فایل متنی با دیگران، امکان کار مشترک روی یک فایل و ذخیره تاریخچه ویرایش‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد. کارآفرینان معمولا از گوگل داکس برای نگارش و کار روی مستندات کسب‌وکار خود، مانند بیزنس پلن و… استفاده می‌کنند.

گوگل شیت (Google Sheet)

گوگل شیت دومین ابزار در این مجموعه است؛ که به‌خوبی توانسته جای نرم‌افزارهای آفلاین صفحه گسترده مانند مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) را بگیرد. در این سرویس نیز می‌توانید تقریبا اغلب کارهای قابل انجام در اکسل و سایر نرم‌افزارهای صفحه گسترده را اجرا کنید. در گوگل شیت نیز نکته جذاب و متفاوت نسبت به نرم‌افزارهای مشابه رایگان بودن، قابلیت اشتراگ‌گذاری، کار گروهی و… است. همچنین با کمی دانش فنی می‌توان گوگل شیت را به سایت یا اپلیکیشن کسب‌وکار متصل نمود و از طریق آن برخی داده‌های سایت مثل لیست قیمت و موارد مشابه را آپدیت کرد. همچنین این سرویسِ گوگل، تمپلیت‌های آماده‌ای دارد که برای هرچه سریع‌تر انجام دادن برخی پروژه‌ها بسیار مفید است. به عنوان مثال به کمک این تمپلیت‌ها ساختن یک تایملاین یا نمودار گانت برای مدیریت یک پروژه بسیار ساده است. همچنین این سرویس گزینه بسیار مناسبی برای تهیه تقویم‌های محتوایی و موارد مشابه است.

گوگل اسلاید (Google Slides)

استارتاپ‌ها تقریبا در تمامی مراحل رشد خود در حال ارائه و معرفی کسب‌وکارشان به سایر افراد، به‌خصوص سرمایه‌گذاران خطرپذیر هستند. یکی از ابزارهای مهم ارائه پیچ‌دک و طرح‌های تجاری در جلسات، همایش‌ها، مسابقات و روزهای ارائه (Demo Days) ساخت یک مجموعه تصویری چند اسلایدی است. همچنین استفاده از اسلایدها برای ارائه‌های درون‌سازمانی نیز روشی کاربردی و پذیرفته‌شده است. طبق عادت و از گذشته، پرکاربردترین نرم‌افزار در این زمینه مایکروسافت پاورپوینت (Microsoft PowerPoint) بود. با این حال امروزه گوگل اسلاید سطح بالاتری از امکانات جذاب و مفید را در این زمینه ارائه می‌‎دهد. بسیاری از تفاوت‌های گوگل اسلاید در مقایسه با گزینه‌های آفلاین مثل پاورپوینت، مشابه موارد مطرح شده در گوگل داک و گوگل شیت است. با این حال آنلاین بودن اسلایدهای شما و دسترسی به آن از طریق اینترنت در هر جایی و تنها به کمک مرورگر، و با کیفیت و فرم نمایش کاملا یکسان بر روی هر دستگاهی، استفاده از گوگل اسلاید را برای کاربران بسیار جذاب‌تر کرده است. به همین دلیل می‌توان این سرویس را از ابزارهای محبوب کارآفرینان دانست.

گوگل فرم (Google Forms)

آخرین ابزار پیشنهادی از مجموعه گوگل درایو، گوگل فرم است. گوگل فرم ابزاری بسیار کاربردی برای ساخت انواع فرم‌های دریافت اطلاعات است. به عنوان مثال استارتاپ‌ها می‌توانند از این ابزار در مرحله سنجش ایده خود و برای تهیه پرسش‌نامه استفاده کنند. سادگی کار با این ابزار و قابلیت‌های مناسب آن برای ساخت اغلب فرم‌ها، گوگل فرم را به انتخابی خوب و البته رایگان در این زمینه تبدیل کرده است.

گوگل کلندر (Google Calendar)

کارآفرینان معمولا روزهای کاری شلوغ و متنوعی دارند. آنها علاوه بر انجام وظایف متعدد، معمولا در جلسات گوناگونی شرکت می‌کنند. پیگیری و هماهنگی با اعضای تیم، جلسات با ذی‌نفعان مختلف و… همگی باعث می‌شود که این افراد معمولا روزهایی شلوغ و پرمشغله داشته باشند. بنابراین وجود یک تقویم آنلاین حرفه‌ای در این زمینه ضرورت دارد. البته گوگل کلندر الزاما بهترین و کامل‌ترین تقویمی آنلاین موجود نیست. با این حال ارتباط کامل با سایر سرویس‌های گوگل و رایگان بودن، آن را به یکی از ابزارهای محبوب کارآفرینان تبدیل کرده است. تنظیم جلسات مختلف و امکان افزودن آن به تقویم گوگل و دریافت یادآوری‌های به‌موقع از طریق ایمیل و نوتیفیکیشن این ابزار را به انتخابی خوب برای مدیریت زمان و هماهنگی با سایر افراد تبدیل کرده است.

گوگل میت (Google Meet)

آخرین ابزار پیشنهادی از مجموعه سرویس‌های گوگل، گوگل میت است. گوگل میت سرویس نسبتا کاملی برای برقراری جلسات ویدئویی را فراهم می‌کند. نسخه رایگان این ابزار همچنین امکان برگزاری رویدادهای گروهی را تا ۱۰۰ مهمان فراهم می‌کند. امکان به اشتراک‌گذاری صفحه مانیتور، قابلیت دسترسی به آن از طریق اپلیکیشن اندروید و مرورگر وب و چندین و چند قابلیت ریز و درشت دیگر، این ابزار را انتخابی خوب برای برگزاری جلسات ویدئویی و رویدادهای آنلاین کرده است. همچنین علاوه بر رایگان بودن، ارتباط کامل و خوب گوگل میت با سایر سرویس‌های گوگل، از جمله گوگل کلندر و جی‌میل (Gmail) در هرچه کاربردی‌تر شدن آن موثر بوده است.