فضاهای کاری اشتراکی، مکان‌هایی هستند که به‌طور مشترک گروه‌های مختلفی از افراد، از جمله استارتاپ‌ها و آزادکارها (Freelancer)، از آنجا برای کار کردن استفاده می‌کنند. وقتی یک نفر هستید و یا تیم کوچکی دارید، معمولا فضای کاری اشتراکی یکی از گزینه‌های مطلوب برای شما هستند، چرا که امکانات دفتری مناسبی، از جمله میز، صندلی و اینترنت، ارائه می‌کنند و هزینه‌های بسیار کمتری نسبت به اجاره یک دفتر اختصاصی دارند.
ما پیش از این در مقاله‌ای به معرفی فضای کار اشتراکی پرداخته‌ایم و اگر قصد استفاده از آنها را دارید، پیشنهاد می‌کنیم حتما آن مقاله را مطالعه کنید. اما اگر قصد راه‌اندازی کسب‌وکار فضای کاری اشتراکی را دارید، و یا در حوزه سرمایه‌گذاری در استارتاپ‌ها فعالیت می‌نمایید و قصد گسترش شبکه خود با راه‌اندازی فضای کار اشتراکی را دارید، در این مقاله، به شرح کاملی درباره چگونگی آن و درآمدها و هزینه‌های آن می‌پردازیم.
مفهوم فضای کاری اشتراکی
اگر قصد راه‌اندازی چنین فضایی را دارید، باید با آن به خوبی آشنا باشید. آشنایی با فضای کاری اشتراکی، صرفا محدود به دانستن آنکه چه امکانات فیزیکی در آن وجود دارد، نیست. بلکه می‌بایست از دریچه نگاه تمامی ذینفعان، یعنی استارتاپ‌ها، آزادکارها و سایر اجزای اکوسیستم استارتاپی، بتوانید این فضا را درک کنید تا بیزنس مدلی بسازید که با خواسته‌ها و انتظارات سایر اجزا، سازگاری خوبی داشته باشد؛ اینگونه می‌توانید بیشترین نفع مالی را نیز کسب نمایید.
پس در قدم اول، باید این را بدانید که یک فضای کاری اشتراکی، صرفا محیطی فیزیکی برای کار کردن با امکانات محدود دفتری نیست، بلکه یک محیط کاری است که در کنار مزیت‌هایی مانند هزینه کمتر، فضایی برای شبکه‌سازی نیز می‌باشد. به‌علاوه، در بیزنس مدل برخی از فضاهای کاری، ارزش دیگری نیز ارائه می‌شود و آن دسترسی به مجموعه‌ای از امکانات رفاهی برای اعضاست؛ هم به دلیل راحتی و نزدیکی دسترسی و هم از منظر هزینه، ایجاد چنین دسترسی می‌تواند برای اعضا مطلوب باشد.
بیزنس مدل فضای کاری اشتراکی
راه‌اندازی یک فضای کاری اشتراکی، مانند هر کسب‌وکار دیگری، نیازمند بررسی‌های تجاری و طراحی بیزنس مدل است. توصیه می‌شود در طراحی بیزنس مدل این کسب‌وکار، به موارد زیر حتما توجه کنید:
پیشنهاد فروش منحصربه‌فرد (Unique Selling Proposition) ارائه کنید:
برای چنین کاری، باید چندین موضوع را مد نظر قرار داد:
- مخاطبان هدف خود را به‌طور مشخص، تعیین کنید: مخاطب اصلی یک فضای کاری اشتراکی، می‌تواند یک گروه خاص از افراد باشد. برخی از این فضاها، تمرکزشان را بر ارائه خدمت به آزادکارها می‌گذارند و برخی دیگر به سراغ استارتاپ‌ها می‌روند.
- نیازهای مخاطب هدف خود را به خوبی بشناسید: پس از آنکه مخاطبان خود را مشخص کردید، وقت آن است که به‌طور کامل به شناخت آنها بپردازید. گرچه امکاناتی مثل اینترنت، میز و صندلی، امکانات پایه‌ای یک فضای کاری اشتراکی محسوب می‌شوند، اما مخاطب خاص شما ممکن است نیازها و خواسته‌های دیگری هم داشته باشد که فراهم کردنش برای شما شاید کم‌هزینه باشد، اما ارزش زیادی را به مشتری شما ارائه می‌کند. برای مثال، آزادکارهایی که جلسات متعددی با کارفرمایان خود دارند، معمولا به یک اتاق جلسات کوچک و ساکت نیاز دارند تا بتوانند در آنجا جلساتشان را برگزار نمایند. و یا همچنین ممکن است مشتریان شما افرادی باشند که نیاز دارند تا برخی از وسایل خود را در همان دفتر کاری خود بگذارند و هرروز آنها را با خود حمل نکنند. برای چنین مساله‌ای، تعبیه کردن کمدهایی می‌تواند راه حل خوبی باشد.
- فضای کاری اشتراکی خود را ارزان نگه دارید: یکی از مهمترین مزایای یک فضای کاری اشتراکی آن است که می‌تواند هزینه‌های افراد را به‌شدت کاهش دهد. در نتیجه، هرگز از این قضیه غافل نشوید و اقدامی انجام ندهید که هزینه خدمات شما در مقایسه با گزینه‌های دیگر، مانند اجاره دفتر، دیگر رقابتی نباشد.
- آنجا را به‌عنوان یک کامیونیتی (Community) کوچک ببینید: اگر فضای کاری اشتراکی‌تان را به‌عنوان نمونه کوچکی از یک کامیونیتی حرفه‌ای ببینید، باید امکان شبکه‌سازی و ارتباط افراد را با یکدیگر را نیز تسهیل کنید. مثلا با برگزاری رویدادها و یا حتی متصل کردن افرادی که به یکدیگر نیاز دارند از طرف شما، می‌تواند راهکاری برای این قضیه باشد. اینگونه، آنها این محیط را نه صرفا یک محیط کار، که حتی فضایی برای شکل‌گیری همکاری‌های جدید می‌بینند و موجب می‌شود تا ارزش بیشتری برای خدمات شما قائل شوند.
جریان‌های درآمدی
جریان درآمدی اصلی فضاهای کاری اشتراکی، حق اشتراکی است که از افراد بابت حضور در آن مکان و استفاده از خدمات آنها دریافت می‌کنند. معمولا این هزینه به‌صورت ماهانه می‌باشد، اما در برخی فضاهای کاری اشتراکی، پلن‌های دیگری هم تعریف می‌شوند، مثلا به‌صورت فصلی، سالانه و یا حتی کمتر مثل هفتگی یا روزانه. انتخاب نوع پلن‌ها بسیار بستگی به مخاطب هدف شما و همچنین سیاست شما برای فروش و مدیریت جریان نقدینگی (Cash Flow) دارد.
پلن‌های درآمدی فضاهای کاری اشتراکی، می‌توانند ویژگی‌های متفاوتی داشته باشند. مثلا برخی از آنها شامل میز اختصاصی برای اعضای یک تیم هستند. در حالی‌که برخی دیگر می‌توانند در میزی به‌صورت مشترک با سایر تیم‌ها و افراد باشند که اینگونه معمولا هزینه کمتری برای تیم دارد. در برخی از این فضاها، حتی محل استقرار تیم درون دفتر نیز می‌تواند قیمت متفاوتی داشته باشد. وقتی طراحی به‌صورتی باشد که تفاوت می‌کند افراد کجای آن دفتر بنشینند، مثلا در نقطه‌ای از دفتر، دسترسی‌ها و امکانات بهتری وجود دارد، فضای ساکت‌تری است و…، پلن‌ها می‌توانند با یکدیگر متفاوت شوند.
در کنار حق اشتراک، معمولا خدمات دیگری نیز می‌توانند تعریف شوند. برای مثال، اتاق جلسات یا اتاق کنفرانس، از جمله خدماتی هستند که می‌توان برای استفاده از آنها توسط سایر افراد، درآمد کسب کرد. معمولا به این صورت است که پلنی برای افراد مستقر در فضای کار اشتراکی تعیین می‌شود، مثلا استقرار یک ماهه یک تیم استارتاپی سه نفره در فضای کار، به همراه استفاده دو بار در ماه از اتاق جلسات و اتاق کنفرانس. در صورتی‌که آنها نیاز به استفاده بیشتر از اتاق جلسات داشته باشند، می‌توانند با رزرو و پرداخت هزینه از آن بهره‌مند گردند. به‌علاوه، می‌توان حتی این اتاق‌ها را به افرادی که در این فضا مستقر نیستند نیز اجاره داد. همچنین امکانات دیگری مانند شارژ اینترنت، کافی شاپ و رستوران، میز اختصاصی برای یک تیم و… می‌توانند جریان‌های درآمدی دیگری برای یک فضای کاری اشتراکی باشند.
به‌علاوه، این فضا می‌تواند برای برگزاری رویدادها، کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی مورد استفاده قرار گیرد و این خود نیز منبع درآمدی برای این مجموعه می‌تواند باشد
هزینه‌ها
راه‌اندازی فضای کاری اشتراکی هزینه‌های متعددی دارد که پیش از شروع کار باید آنها را مد نظر قرار داد. از مهمترین آنها، هزینه‌های زیرساختی هستند، از جمله، اجاره و یا خرید محل، خرید میزها، صندلی‌ها، نصب و راه‌اندازی شبکه داخلی و اتصال به چندین خط اینترنت از مهمترین این هزینه‌هاست. بعضی از فضاهای کاری اشتراکی نیز آشپزخانه و امکانات حداقلی برای آن، از جمله یخچال، گاز و ماکروفر را فراهم می‌کنند. هزینه‌های دیگر، شامل آب، برق، گاز و امکانات رفاهی دیگری که فراهم می‌کنید، می‌شوند. این امکانات رفاهی می‌توانند شامل تجهیزات برای اتاق استراحت، اتاق سرگرمی، اتاق سیگار کشیدن و موارد دیگری که بر حسب شناخت شما از مشتریانتان نیاز است، بشوند.
هزینه نیروی انسانی را نیز باید در نظر داشت. شما حداقل به یک نفر نیاز دارید تا آنجا را مدیریت کند. کسی که بتواند قرارداد با تیم‌ها و افراد را تنظیم کرده و به استقرار آنها کمک کند و مسائل و مشکلات پیش آمده در محل را تا حل آنها پیگیری نماید. همچنین نیازمند نیروهایی برای نظافت دفتر و نگهبانی نیز هستید. مانند هر کسب‌وکار دیگری، شما مسائلی از جمله حسابداری، مالیات، مسائل حقوقی، تامین اجتماعی و… دارید که باید افرادی را برای آنها نیز در نظر بگیرید. البته ممکن است همان مدیری که استخدام کرده‌اید، بتواند از پس انجام برخی از این وظایف نیز بربیاید.
در کنار این موارد، مساله بازاریابی نیز مطرح است. برای این امر، هم نیازمند استخدام نیروی متخصص برای طراحی و اجرای کمپین‌های بازاریابی هستید و هم برای انجام این کمپین‌ها باید هزینه کنید. مثلا از جمله اقدامات بازاریابی که اینگونه کسب‌وکارها انجام می‌دهند، اسپانسر شدن در رویدادهای مرتبط با حوزه فعالیتشان است.
اما موضوع دیگر، طراحی فضا است. برای آنکه یک فضای کاری اشتراکی بتواند آن‌طور که انتظار می‌رود، برای مخاطبان اصلی خود مفید باشد، باید مطابق با اصول طراحی و مبتنی بر تمایلات مخاطبان طراحی شود. در نتیجه، این کار نیز هزینه‌ای بر شما تحمیل خواهد کرد.
توصیه‌هایی برای مدیریت هزینه‌ها
هر کسب‌وکاری باید با اصول مدیریت مالی و روش‌هایی برای تامین هزینه و مدیریت منابع مالی خود آشنا باشد. برای همین جهت، توصیه می‌کنیم حتما مقاله ما با عنوان «مدیریت مالی برای استارتاپ‌ها» را بخوانید.
اما به‌طور خاص، برای فضاهای کاری اشتراکی چندین توصیه داریم. اول آنکه، ابتدا هزینه‌های خود را اولویت‌بندی کنید. هزینه‌های ضروری را در شروع کار انجام دهید، با گذشت زمان و با جذب مشتریان اولیه، می‌توانید کم‌کم بخش‌ها و امکانات مختلف را ایجاد کنید. الزامی نیست که حتما در شروع کار، تمامی امکانات مد نظر خود را پیاده‌سازی کرده باشید.
نکته دیگر این است که فضاهای کاری اشتراکی، پتانسیل خوبی برای مذاکره با شرکت‌ها برای کاهش هزینه‌های مالی‌شان دارند. آنها می‌توانند به‌واسطه امکاناتی که دارند، به تهاتر خدمات با دیگر شرکت‌ها پرداخته و بخشی از هزینه‌های خود را اینگونه کاهش دهند.
با این حال، همواره باید مثل هر کسب‌وکار دیگری، مساله تامین مالی را جدی بگیرید. به گزینه‌هایی مثل جذب سرمایه‌گذار، گرفتن وام و مواردی از این دست حتما فکر کنید.
تحقیقات بازار برای راه‌اندازی فضای کاری اشتراکی
یکی از مهمترین اقدامات برای آنکه بتوانید با دیدی بهتر و اطلاعاتی بیشتر به راه‌اندازی چنین فضایی دست بزنید، آن است که تحقیقات بازاری متناسب با چنین کسب‌وکاری انجام دهید.
مخاطب هدف خود را تعیین کنید
قبل‌تر اشاره کرده بودیم که در طراحی بیزنس مدل، نیاز است تا مخاطبان خود را تعیین کنید. اما برای آنکه بتوانید تحقیقات بازار مناسبی انجام دهید، باید تا جایی که می‌توانید ویژگی‌های خاص مشتریان خود را به‌طور دقیق بشناسید. برای این امر، پارامترهای مختلفی را باید در نظر بگیرید. مخاطبان شما صرفا محدود به دو دسته استارتاپ‌ها و آزادکارها نمی‌شوند، آنها ممکن است به‌واسطه صنعتی که در آن فعالیت می‌کنند، میزان تخصصی که دارند، رده سنی، جنسیت و مواردی از این دست نیز از یکدیگر متمایز شوند.
هرکدام از مخاطبانتان وقتی در یک دسته خاص قرار می‌گیرد، مثلا در صنعتی خاص فعالیت می‌کند، می‌تواند نیازهایش متفاوت با سایرین باشد. پس بهتر است تمرکز خود را بر روی یک دسته خاص از مشتریان بگذارید.
جمع‌آوری داده و اطلاعات
در تحقیقات بازار، جمع‌آوری اطلاعات بخشی ضروری است. برای جمع‌آوری اطلاعات دست اول، می‌توانید از پرسش‌نامه‌ها، مصاحبه و مشاهده استفاده نمایید. مواردی که با پرسش‌نامه و مصاحبه باید درباره آنها اطلاعات کسب کنید، عبارتند از: سبک کاری و عادات کاری افراد و نحوه تعامل آنها با سایر هم‌تیمی‌ها، ترجیحاتشان درباره موقعیت مکانی محل کار (مثلا داشتن پارکینگ)، ترجیحاتشان درباره میزان هزینه اجاره محل کار، چگونگی تعاملات و شبکه‌سازی با سایر هم‌صنفی‌هایشان و…
اما مشاهده کردن، یعنی بازدید از دفاتر کاری و بررسی چگونگی کار کردن افراد در دفاترشان. این کار، در کنار اطلاعاتی که به شما درباره موارد گفته شده می‌دهد، حتی می‌تواند به شما این امکان را بدهد که به جزئیات رفتاری آنها در محیط کار توجه کنید. چگونگی رفتار، چیدمان دفتر کار، چگونگی استفاده از امکانات و کشف کردن نیازهایی که به ظاهر جزئی و رفعشان کم‌هزینه، اما پراهمیت هستند، از جمله مواردی می‌باشند که با مشاهده کردن می‌توانید درباره آنها اطلاعات به‌دست آورید.
البته برای راه‌اندازی این کسب‌وکار، در کنار اطلاعات دست اول، نیاز به اطلاعات دیگری دارید که آنها را می‌توانید از انواع گزارشات به‌دست آورید. برای مثال، وقتی بر روی یک صنعت تمرکز می‌کنید، بهتر است شناخت خوبی از آن داشته باشید، پس گزارشات و مقالاتی که به شما در درک آن صنعت کمک می‌کنند، از جمله مواردی هستند که باید حتما آنها را بررسی کنید. باید درباره اندازه بازار و ترندهای آن صنعت اطلاع داشته باشید. بهتر است درباره حجم سرمایه‌گذاری‌ها، رفتار شرکت‌های بزرگ و کوچک آن صنعت در مسائل مالی و تجاری و موارد مرتبط دیگر داده‌هایی را جمع‌آوری نمایید.
همه اینها به شما کمک می‌کنند تا دقیقا بفهمید در این صنعت چه خبر است، کسب‌وکارها چگونه تیم‌شان را سازماندهی می‌کنند و چه نیازهایی برای عملیات‌های روزانه‌شان دارند. با این اطلاعات، می‌توانید به طراحی بهتری از خدمات خود برسید.
انواع فضاهای کاری اشتراکی
به‌طور کلی، فضاهای کاری اشتراکی را می‌توان به چند دسته، بر حسب بیزنس مدلی که دارند، تقسیم کرد.
- فضای کاری اشتراکی مینیمال (Minimal): در چنین فضاهایی، هدف اصلی پایین بودن هزینه برای مشتریان تا حد ممکن است. در نتیجه، خدماتی که ارائه می‌شوند در حداقلی‌ترین سطح است؛ میز، صندلی، آب، برق، گاز و اینترنت.
- فضای کاری اشتراکی در یک حوزه نیچ (Niche-Specific): این دسته از فضاهای کاری اشتراکی، یک نیچ‌مارکت را هدف می‌گیرند و خدماتشان را به گونه‌ای که متناسب با آن باشد، طراحی می‌کنند. مثلا ممکن است مخاطبین هدف آنها شرکت‌هایی باشد که عموما متشکل از افراد متاهل بوده و نگهداری کودکانشان، دغدغه مهمی برایشان محسوب می‌شود. در نتیجه، یک محل نگهداری کودکان، مانند یک مهد کودک در همان محل فضای کار، می‌تواند راه حلی مطلوب برای این مشتریان باشد. اما این نیچ‌مارکت، می‌تواند حتی در زمینه حوزه فعالیت استارتاپ‌ها نیز باشد. مثلا یک فضای کاری اشتراکی که به استارتاپ‌های حوزه حقوق خدمات می‌دهد، یکی از مواردی که بهتر است در نظر بگیرد، این است که ساختمانش در محلی باشد که در نزدیکی ساختمان‌های مرتبط با فعالیتش (مثلا دادگاه‌ها) است تا دسترسی افراد مستقر در آن فضا به این مکان راحت‌تر شود.
- فضای کاری اشتراکی با کیفیت بالا (High-End): هدف اصلی در این فضای کاری اشتراکی، ارائه خدماتی بسیار با کیفیت بالا و امکانات ضروری و رفاهی متعدد است. چنین فضایی می‌تواند امکاناتی نظیر اتاق‌های اختصاصی، باشگاه ورزشی، فضای تفریح و سرگرمی، رستوران و کافی‌شاپ با کیفیت بسیار زیاد داشته باشد.
- فضای کاری اشتراکی شرکتی (Corporate): برخی از فضاهای کاری اشتراکی، می‌توانند به شرکت‌های سنتی که نیازمند ظاهری بسیار رسمی هستند، خدمات ارائه دهند. اتاق کنفرانس‌ها و جلسات رسمی و دفاتری با طراحی شیک و رسمی می‌توانند برای کسب‌وکارهایی مثل شرکت‌های حقوقی و مالی مناسب باشند.
- فضای کاری اشتراکی لایف‌استایل (Lifestyle): چنین فضای کاری اشتراکی به دنبال آن است افرادی را جذب کند که اهمیت زیادی به تعادل بین کار و زندگی می‌دهند. در این فضاهای کاری، همان‌قدر که بخش‌های کاری باید حرفه‌ای و کامل باشند، بخش‌هایی که مربوط به استراحت کردن و گفتگوهای غیر کاری هستند نیز باید به شکل مناسبی طراحی شوند.
طراحی و راه‌اندازی محیط فضای کاری اشتراکی
تا به اینجا، به‌طور کلی درباره آنچه باید تا پیش از طراحی یک فضای کاری اشتراکی بدانید را گفتیم. در این بخش، قرار است تا به جزئیات بیشتری درباره چگونگی راه‌اندازی و طراحی یک فضای کاری اشتراکی بپردازیم.
انتخاب محل
برای انتخاب محل برای یک فضای کاری اشتراکی باید پارامترهای مختلفی را در نظر گرفت. در قدم اول، همان مواردی که قبل‌تر در بخش انواع فضاها گفته شد را باید در نظر بگیرید؛ یعنی اگر به دلیل مشتریانی که دارید، باید فضای شما ویژگی خاصی داشته باشد، آن را لحاظ کنید.
اما در کنار آن، به‌طور کلی بهتر است فضایی را انتخاب کنید که در منطقه‌ای باشد که دسترسی به آن راحت است. مثلا بشود از طریق حمل و نقل عمومی به راحتی به آنجا رسید. به‌علاوه، اگر مشتریان شما غالبا با خودروی شخصی به آنجا می‌آیند، پس بهتر است برای محل پارکینگ نیز فکری کنید؛ یا در نزدیکی یک پارکینگ عمومی دفتر خود را انتخاب کنید یا ساختمانی را برگزینید که امکان ساخت پارکینگ در آن باشد.
نزدیکی به امکانات
امکاناتی نظیر رستوران‌ها، کافی‌شاپ‌ها و مغازه سوپرمارکت بهتر است در نزدیکی ساختمانی که انتخاب می‌کنید باشند. مخاطبان شما ممکن است نیاز داشته باشند در طول روز از خدمات این مغازه‌ها استفاده کنند، خصوصا اگر شما آنها را در ساختمان خود ندارید، بهتر است حتما در نزدیکی محلتان وجود داشته باشند.
امنیت منطقه و ساختمان
ترجیحا منطقه‌ای را انتخاب کنید که از نظر امنیت وضعیت مناسبی داشته باشد. ممکن است مشتریان شما بخواهند تا شب در محل کار خود حضور داشته باشند و نباید وضعیت امنیت در خیابان‌های آن منطقه به گونه‌ای باشد که چالشی جدی برای افراد ایجاد کند. به‌علاوه، بهتر است حتما تمهیدات امنیتی مختلفی را نیز خودتان لحاظ کنید. برای مثال، نگهبان استخدام کنید، از دوربین‌های مدار بسته استفاده نمایید و آژیرهای خطر و راهروهای خروج اضطراری را حتما داشته باشید.
دسترسی به اکوسیستم
یکی دیگر از مزیت‌هایی که می‌توانید داشته باشید، نزدیک بودن به شرکت‌ها و ساختمان‌های مرتبط با اکوسیستمی هست که مخاطبان شما عضوی از آن هستند. بهتر است محل ساختمان خود را در منطقه‌ای اداری که شرکت‌های مرتبط در آنجا حضور دارند، انتخاب نمایید.
استفاده از امکانات و وسایل اصولی
در هنگام خرید وسایل و چیدمان آنها، بهتر است اصول طراحی متناسب با فضای کار را مد نظر قرار دهید. برای مثال از دانش ارگونومی استفاده کنید، صندلی‌ها و میزهایی را تهیه نمایید که برای کار طولانی بر روی آنها مناسب هستند. از نورها و رنگ‌هایی در طراحی بهره بگیرید که مناسب یک فضای کاری می‌باشند و باعث خستگی سریع افراد نمی‌شوند.
به‌علاوه، در هنگام طراحی فضا، همواره به نکاتی مثل حریم خصوصی توجه کنید. چیدمان میز و صندلی‌ها نباید به گونه‌ای باشد که هیچکس در آنجا هنگام کار احساس راحتی نکند، بلکه باید با خیالی آسوده، هم در زمینه حریم خصوصی و هم در مواردی دیگر مانند داشتن تمرکز و آرامش، بتوانند کار کنند.
تامین انرژی و اینترنت به‌طور پیوسته
فعالیت شرکت‌ها و استارتاپ‌ها معمولا بسیار وابسته به برق است. احتمال قطعی برق همواره وجود دارد، در نتیجه بهتر است تمهیداتی نظیر استفاده از ژنراتور بیندیشید که بتواند تا حد امکان این مساله را حل کند و با قطعی برق مواجه نشوید. چرا که اینگونه می‌تواند به تیم‌ها و افراد مستقر زیان بزرگی وارد شود و چنین خدمتی به آنها برایشان بسیار باارزش است.
همینطور اینترنت نیز باید به‌طور مداوم کار کند. قطعی‌های اینترنت بسیار ناخوشایند هستند و بهتر است همواره راه حل‌های جایگزین برای مواقع قطعی اینترنت داشته باشید. اما مساله اینترنت فقط قطع و وصلی آن نیست، بلکه کیفیت و سرعت آن نیز مطرح است. پس حتما زیرساخت‌های مناسب و تامین‌کنندگان اینترنت معتبری استفاده کنید. همچنین توجه نمایید که راه‌اندازی زیرساخت مناسب اشتراک‌گذاری اینترنت در شبکه داخلی بصورت مطمئن و باکیفیت، خرید تجهیزات با کیفیت و مدیریت دایمی را طلب می‌نماید.
سازوکارهای مدیریتی شفاف
وقتی تعداد مشتریان شما زیاد می‌شود، خیلی مهم است که امکانات فضای کاری اشتراکی شما به خوبی مدیریت شوند تا با نارضایتی‌هایی از سوی مشتریان مواجه نشوید. مثلا وقتی اتاق جلسات دارید، سازوکار شفافی برای رزرو آن آماده کنید و آن را به اطلاع همه افراد مستقر برسانید تا سوتفاهمات و اختلافاتی برای استفاده از آن اتاق پیش نیاید.
مسائل حقوقی راه‌اندازی فضای کاری اشتراکی
در راه‌اندازی یک فضای کاری اشتراکی، قوانینی که باید آنها رعایت کنید تا بتوانید مجوز تاسیس این فضا را بگیرید را بررسی نمایید. در واقع، در ایران به این مجوز «گواهی صلاحیت تاسیس فضای کار اشتراکی» می‌گویند که مرکز شتابدهی پارک فناوری پردیس، زیر نظر معاونت علمی ریاست جمهوری، آن را صادر می‌کند.
اگر قصد سرویس‌دهی به شرکت‌ها را نیز دارید، بایستی نسبت به عقد قرارداد با شرکت پست جهت اخذ کد پستی، و همچنین بررسی مباحث حقوقی مرتبط با مالیات و بیمه تامین اجتماعی شرکت‌های مستقر اقدام نمایید.
مسائل حقوقی درونی فضای کار اشتراکی
وقتی یک فضای کاری اشتراکی تاسیس می‌کنید، احتمال وقوع مشکلات و اختلافات زیادی درون این فضا وجود دارد. در نتیجه، بهتر است برای آنکه این مسائل راحت‌تر رفع و رجوع شوند، از همان ابتدای کار، یعنی از زمان شروع همکاری با هر یک از تیم‌های مستقر، این مسائل را شفاف کنید و راه حل‌ها را تنظیم نمایید.
یک قدم مهم برای این کار، تنظیم و انعقاد قرارداد با افرادی هست که قرار است در آن فضا مستقر شوند. آن قرارداد باید نحوه تعامل طرفین، نحوه حل اختلافات و مسائل مالی را به‌طور کامل پوشش دهد. حتما در قرارداد ذکر کنید که سیاست‌های داخلی شما باید رعایت شوند و در نتیجه، می‌بایست این سیاست‌ها را نیز تنظیم کرده و به اطلاع همه افراد برسانید.
در این سیاست‌ها، مسائلی مثل زمان ورود و خروج، چگونگی حل تنش‌ها بین افراد درون این فضا و سیاست‌ها و مقررات استفاده از امکانات مجموعه را بیاورید. هر کدام از امکانات خاصی که دارید، باید جزئیات کامل شرایط استفاده از آنها نوشته شوند. مثلا اگر فضای مهد کودک دارید، شرایط چگونگی پذیرش کودکان، رعایت حریم خصوصی کودکان توسط سایر افراد و مواردی از این دست باید در آن سیاست‌ها آورده شوند.
به‌علاوه، در صورتی که آسیبی به وسایل مجموعه وارد شود و یا فردی به اموال شخصی فرد دیگری آسیبی بزند، چگونگی رفع این اختلافات از جمله موارد مهمی است که باید در این سیاست‌ها به‌طور شفاف بیان شوند.
نکته دیگری که باید حتما به سراغش بروید، بیمه است. اموال خود را حتما بیمه کنید. به‌علاوه، افرادی که در آنجا کار می‌کنند نیز بهتر است بیمه باشند، چرا که اگر در زمان حضور آنها در آن فضا، دچار سانحه‌ای شدند، هزینه‌های درمان دغدغه دیگری به دغدغه‌های فرد و یا مجموعه شما نیفزاید.
منابع و مطالعه بیشتر:spacebring.com
